Katip Salih Sok. No: 2/1 Koşuyolu / Kadıköy

+90 850 441 23 23 info@forcebt.com

W3 E-Arşiv

e-Arşiv, kağıt ortamında düzenleme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın elektronik biçimde oluşturulmasına, iletilmesine, saklanmasına ve istenildiğinde ibraz edilmesine imkan sağlar. Uygulamayla mükelleflerin vergi kanunlarına uyumunun arttırılması ve ile kayıt dışı işlemlerin azaltılması amaçlanmıştır.

e-Arşiv kullanıcıları, kendi kullandıkları sistemler veya Gelir idaresi Başkanlığı’ndan akredite özel entegratör firmalar aracılığıyla işlemlerini gerçekleştirebilir.

e-Arşivi Kimler Kullanır?

  • İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan, 2 yılı gelir tablosu brüt satışı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, en geç 01 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.
  • e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve e-Arşiv iznini alan mükellefler bu uygulamadan yararlanabilmektedir.
  • Uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanacak mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) başvuru yapmaları gerekmektedir.
  • Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir başvuru yapmaksızın doğrudan e-Arşiv izni alınmış özel entegratör aracılığıyla uygulamayı kullanabileceklerdir.

e-Arşiv Uygulaması İşletmelere Neler Getiriyor?

e-Arşiv, işletmelere dijital ortamda düzenledikleri e-faturaların bir kopyasını öngörülen yasal sürelerde dijital ortamda saklama imkanı sunar. e-Faturaların çıktısını irsaliye olarak kullanabilecek olan işletmeler, e-Arşiv sayesinde yıllar içerisinde biriken belgeleri tarama ve fiziki ortamda saklamanın getirdiği maliyetleri azaltmakta, sistem sorgusuyla istenen belge ve bilgiye hızlı erişme kolaylığı getirmektedir.

  • Özetle;
  • Kağıt fatura kullanım oranları düşünülerek, faturanın elektronik ortamda üretilmesi, iletilmesi ve arşivlenmesi ile baskı, gönderi ve saklama maliyetlerinde azalma
  • Fatura oluşturma, saklama ve erişme konularında zaman, işgücü ve kaynak tasarrufu ile giderlerde azalma
  • Fiziki saklamanın getirdiği dokuman kirliliği ve barındırma maliyetlerinin ortadan kalkması
  • Yüksek hızda fatura işleme ve gönderme
  • Kağıt yükününün çevreye zararın azaltılması
  • Fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması, bilgiye kolay erişim
  • Gelen / Giden fatura kayıplarının önlenmesi gibi kazanımlar sağlamaktadır.

İşletmeler, e-Fatura kullanıcı olmayan firmalara kağıt ortamında fatura kesebileceği gibi, e-Fatura kullanıcı olan firmalara kestikleri faturaları da elektronik ortamda gönderebilir.

e-Arşiv Raporu

Mükellefin ve özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-Arşiv Raporları, en geç ait olduğu ayı takip eden ayın 15. günü akşamı saat 24:00’e kadar www.efatura.gov.tr internet adresinde Başkanlık sistemine yüklenmektedir.

GİB, yazı ile bildirmek ve hazırlık için yeterli bir süre tanımak şartıyla e-Arşiv Raporlarının ve elektronik ortamda arşivlenen belgelerin uzaktan erişime açılmasını isteyebilir. Ayrıca bir hafta içerinde düzenlenen belgelere ait birim kodu bazındaki müteselsil numara aralıklarını takip eden haftanın son günü akşamı saat 24.00’e kadar internet vergi dairesi “e-Arşiv Bilgi Giriş Ekranı”ndan sisteme yüklenecektir.

Mükellefler, fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan e-Fatura uygulamasında kullanılan standartı kullanabiliyor.

e-Arşiv Muhafaza ve İbraz

e-Arşiv izni alan ve özel entegratör aracılığıyla işlem gerçekleştirecek mükellefler, tebliğ çerçevesinde oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kağıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dahilinde muhafaza istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.